システムの目的
UniDocFlow（仮名）は、ベトナムの工業セクターにおける文書管理と業務フローを革新的に改善するE-ドキュメント管理システムです。
文書のデジタル化サポート
このシステムは、労働契約書からサービス契約書、手書きのチェックリストに至るまで、あらゆる種類の文書をデジタル化を支援します。
時間短縮とミス削減
事務処理の時間が短縮され、ミスが減少します。
文書ワークフロー
文書のワークフローによる承認、文書の保管と検索が可能となります。
生産性と精度向上
業務の生産性と精度が大幅に向上させることを目的としています。
紙ベースの文書管理の問題点と解決策
紙ベースの文書管理は、場所を取る、検索が難しい、ヒューマンエラーが起きやすいなどの問題があります。UniDocFlowの製品はこれらをデジタル化し、一元管理できるため、効率と精度が大幅に向上します。
問題点 |
解決策 |
|
|---|---|---|
時間の浪費手動での文書処理は時間がかかる |  | デジタル化による管理工数削減事務処理の時間を短縮 |
ヒューマンエラー手作業によるミスが頻発 |  | 入力支援インプット業務の生産性と精度を向上 |
情報の拡散紙の文書は紛失や破損のリスクあり |  | 情報の一元管理データベース管理にて文書を長期間保管 |
アクセス制限必要な文書にすぐにアクセスできない |  | 情報アクセスの容易化必要な際にすぐに文書にアクセス可能 |
コンプライアンス法的な文書保管要件に対する遵守が困難 |  | コンプライス確保保管要件・承認者などトレース可能 |
UniDocFlowの特徴
このシステムは、文書管理を効率化し、業務プロセスをスムーズにする多くの機能を提供します。特に、ユーザー自身で多くの設定ができる点が強みであり、企業や組織のニーズに応じて柔軟に対応することができます。
自由な入力帳票フォーム作成
ユーザー自身で文書のフォーマットを設計が可能
自由な入力デバイス
PCやタブレットから簡単に入力可能
自由な文書承認プロセス設定
確認者・承認者や各ステップの入力項目を自由に設定可能
自動通知機能
文書が各ステップで承認されると、関係者に自動でメール通知が行き、手動でのフォローアップが不要
電子文書の履歴保存
過去の文書をいつでも簡単に参照可能何がいつ変更されたなど、トレーサビリティを確保
ファイルエクスポート
ExcelおよびWordファイルへのエクスポートをサポートこれらのファイルはユーザーが自身で設計することが可能
主な機能
自由な入力帳票フォーム作成
ユーザー自身で入力帳票フォームを作成することが可能なため、必要な文書形式に応じて柔軟に対応することができ、あらゆる分野に対して、効率的な文書管理と業務遂行が可能になります。
自由な文書承認プロセス設定（ワークフロー）
ユ簡単に文書の承認プロセス（ワークフロー）を設定・カスタマイズできるので、確認者・承認者や各ステップの入力項目を自由に設定し、業務をよりスムーズかつ効率的に進められます。
自動通知機能によるスムーズな情報連携
文書が各ステップで承認されると、関係者に自動でメール通知が行くため、手動でのフォローアップが不要で、業務の進捗をスムーズに確認できます。
電子文書の履歴保存
全ての電子文書の履歴が保存されるため、過去の文書をいつでも簡単に参照でき、誰がいつ承認した文書か一目でわかります。
ファイルエクスポート機能
ユーザーは自分でExcelやWordファイルを設計し、管理されている文書やデータをExcelやWordファイルとしてエクスポートすることができます。これにより、外部のツールで編集や分析が可能となります。
導入プロセス
1
課題の特定と要件定義
文書管理における具体的な課題やニーズを明確にします。
2
製品デモと評価
システムのデモを受け、その機能が自社の要件に合致するかを評価します。
3
見積もり提出・予算の確認
システム構成・追加開発の有無などを考慮して、導入に必要な予算を確認します。
4
ステークホルダーとの調整
IT部門、運用部門など、関連するステークホルダーとシステム導入や要件について議論します。
5
ROI（投資対効果）の計算
導入による効果（時間削減、エラー率の低減など）とそれによるコスト削減額を計算します。
6
プロジェクト計画の作成
導入スケジュール、責任者、必要リソース等を明確にしたプロジェクト計画を作成します。
7
導入決定
契約手続きを進め、導入プロジェクトを開始します。
